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在家辦公,如何保證效率和質量?

作者:[本站編輯]  來源:[網絡 分享到:
    新型冠狀病毒肺炎自鼠年伊始就牽動著無數國人的心,為阻止肺炎傳播,不少公司響應號召通知員工在家遠程辦公。
    在非常時期,避免集會,保障生產力就是為控制疫情貢獻力量。遠程協作雖然不能完全取代現場辦公,但新的協作工具和技術已經可以滿足我們足不出戶完成大量工作的要求。
    不過,很多人對“遠程協作”的方式有一些擔心。
    比如:如何保證團隊在遠程協作中的效率和質量?如何與客戶保持密切的聯系并拓展業務?
    今天,阿信就為大家分享一些在微軟已被員工和管理者所熟知的遠程協作硬核技能。
    另外,中信讀書會特別邀請微軟(中國)現代化辦公解決方案高級產品經理——段旭東和王蓓,在2月4日周二晚8:00-9:00與大家直播暢聊遠程協作的對內管理和對外銷售技巧,掃描文末海報二維碼即可免費預約。
    保持密切聯系
    1. 管理者:把關懷員工和團隊成員放在首要位置
    疫情的快速發展和變化,讓我們很可能會把更多的注意力放在如何保障業務上,但是卻很容易忽視一點,那就是員工和團隊比以往任何時候都更需要關懷:
    他們此時也許正在擔心自己的工作安全,不知道是否疫情對業務的沖擊會讓自己失業;他們也許正在茫然不知所措,即使被通知遠程辦公,也不知道該如何正確而高效的協作;他們也許有很多的問題和困難,但是由于距離等原因并沒有和你充分的溝通。
    作為管理者,應該怎么辦呢?
    1)需要盡快和團隊的每個成員做坦誠的溝通,幫助他們了解目前公司的業務安排和計劃,清晰的告訴他們接下來的工作目標和方向;
    2)需要主動詢問團隊成員碰到的困難和需要幫助的地方,不管是個人層面還是業務層面,我們都要提供力所能及的幫助;
    3)需要隨時關注團隊成員的士氣和情緒,因為不能每天看到,我們更要保持敏感度。
    在這個特殊時期,也許不應該把注意力集中在“誰沒有遠程打卡”,而是TA“需要什么幫助”。
    2. 員工:做好向上管理,保持和老板的密切溝通
    遠程協作的挑戰:不同于坐在辦公室,遠程辦公中你和老板的溝通頻次一定會減少,尤其是非正式的信息交流。
    這就需要你使用以下方法來做好“向上管理”:
    1)制定清晰的工作目標
    不要坐在沙發上等著老板的指令再開工!
    在一開始,就要和老板做好充分的溝通,清楚的知道自己在接下來一段時間要做哪些事情,完成哪些任務,參與哪些項目,這個目標必須要是SMART(Specific具體,Measurable可衡量,Attainable可達到,Relevant與大的業務目標有相關性,Time-Bound有明確截止日期)。
    除此之外,你還要清晰的了解遠程工作期間老板對你的工作期望值,比如希望你什么時候在線工作,是否需要承擔額外的工作等。
    最后,一定要把溝通后達成的目標寫下來并發給老板確認,以備后續的總結回顧。
    2)保持規律的總結匯報
    不能因為“看不到老板”就覺得總結匯報沒有必要,恰恰相反,遠程工作中,你要保持和老板更加頻繁的互動,建議至少每周能有一次較為正式的工作匯報,至少包含以下內容:
    你在這段時間做了什么取得了什么成果碰到了什么困難需要的幫助和支持下一個階段的計劃
    因為遠程的關系,老板不能看到你所有的工作內容、了解你碰到的困難,這就需要你更積極主動的做總結匯報。
    構建快捷高效的遠程協作模式
    1. 打破空間限制,讓團隊會議高效快捷
    遠程協作的挑戰:遠程協作中你不能和小伙伴在同一個會議室里面對面交流,甚至不知道參會人是否在一邊開會一邊刷朋友圈。
    這個時候,你就需要重新思考如何讓會議更高效,想讓會議高效進行,需要Get以下技能:
    1)制定共同遵守的會議規則
    盡量多開小會(7人以下的會議)和短會(30分鐘以內的會議),少開大會長會;
    開會前會議組織者發出會議日程,讓每個與會人員都了解自己在會議中的角色和貢獻;
    開會后一定要及時的總結和跟進,尤其是行動計劃。
    這是一些遠程協作的基本規則,當然你也可以和小伙伴約定更多的規則,以保證每個人都能充分和高效的參與,做到彼此尊重對方的時間和努力。
    2)借助視頻會議提升參與感和溝通效率
    打開攝像頭,讓每個人能看到其他參會人的臉,是遠程協作中提升凝聚力和參與度的好方法。
    3)借助協作工具來管理會議進程和會議記錄
    會議當中需要大量的內容實時共享,也需要和參會人展開豐富的互動(文字聊天,文件分享),會議后也需要使用便捷的工具把行動計劃分配給每個人并做到自動提醒。
    越是遠程,越要盡可能使用一些幫你減輕工作量的自動化工具。
    2. 妙用協同編輯,讓遠程協作安全高效
    遠程協作的挑戰:團隊共用的文檔在群里編輯無數版本,低效且不同步。
    1)保證數據安全
    犧牲了數據安全的遠程協作是萬萬不可取的。在這點上,公司和個人都要做足功課,評估最適合自己的工具平臺和方式方法,不讓重要和敏感的企業數據在互聯網“裸奔”。
    2)積極使用多人協作
    在安全的基礎之上,將文檔上傳到團隊統一管理的云平臺,展開協同編輯是一種高效的辦公方式。
    3. 管理者:保證平臺良好運轉并及時解決出現的問題
    我們不能簡單的依靠團隊成員的自學或者自覺自律來進行高效的遠程協作。
    如果貴公司剛接觸遠程辦公,那么作為管理者,你需要在最短的時間搭建起這樣模式,在這個過程中,你需要梳理和解答下面的問題:
    1)業務影響評估:
    · 哪些工作內容和業務可以通過遠程協同來解決?
    · 你的業務目標有多少可以通過遠程協同來實現?
    · 對于無法遠程協同來完成的業務你的備用方案是什么?
    2)工具成熟度評估:
    · 你現在使用的數字化工具是否可以滿足所有的協作需求?
    · 你和團隊使用的工具是零散的組合還是統一的平臺?
    · 你們使用的工具是否能保證企業的數據和信息安全?
    · 你打算如何與IT部門一起解決那些無法滿足的協作需求?
    3) 技能成熟度評估:
    · 如果工具的問題已經解決,你和你的團隊是否已經具備了很好的遠程協作技巧,尤其是文檔共享、協同編輯、遠程會議等基本技能?
    · 你和你的團隊是否需要接受進一步的培訓來快速強化遠程協作技能?
    · 你可以通過哪些渠道快速的獲取相關的知識技能并傳遞給團隊?
    如果你在做完以上的簡單評估后發現自己以及團隊還有很多不足,那么你就要更快的帶領團隊行動起來了。
    以客戶為中心
    用一切方法保持業務的連續和穩定
    關懷好員工,就有了保障業務的基礎;搭建好遠程協作的平臺和工作模式,就有了披荊斬棘的工具。
    接下來,就需要思考應該如何帶領以客戶為中心,克服困難,用一切方法保持業務的連續和穩定。
    道理很簡單:越是艱難的時候,越是客戶需要我們的時候。
    你需要思考下面這些問題:
    你的客戶目前正在碰到哪些困難?你是否可以快速幫助到他們?你和你的團隊是否已經和其他團隊建立起了快速高效的客戶響應機制?你的資源和團隊是否已經準備好給客戶提供更多的支持和幫助?
    最重要的是,你可能會和我一樣,不會很快的找到問題的答案,這個時候,你就要需要充分發揮團隊的力量,讓每個人都來獻計獻策,然后快速的把想法變成可執行的方案,并通過遠程協作的方式來落實。



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